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本学のデジタル改革の取り組みをオンライン共同記者会見で発表しました

2020年12月8日（火）、学校法人帝京大学とワークフローシステムメーカーである株式会社エイトレッド（以下、エイトレッド）は、学校法人のペーパレス化の市況および本学におけるデジタル改革の取り組み事例を紹介するオンライン共同記者説明会を実施しました。ワークフローとは業務における一連の作業の流れを指します。エイトレッドが行ったアンケート調査によると、働き方改革やテレワーク、ペーパレス化の流れを受け多くの学校法人が稟議申請・承認業務にかかるワークフローシステム導入の検討を進めており、また新型コロナウイルス感染症拡大の影響からその需要が促進されていることが紹介されました。

本学においては、2019年4月より業務改善・業務効率化を目的に、紙と押印による稟議書の承認手続きをデジタル化すべくワークフローシステムの導入を進めています。日々の業務の効率化を阻むもののひとつに紙の稟議書の存在がありました。紙の稟議書による手続きは、最終的な承認を得るまで時間がかかる・経営者が大量の稟議書に多くの時間を割く・稟議書のフォーマットや承認ルートが未統一といった課題を抱えていました。

これらの課題を解決するためワークフローシステムを導入した結果、長い時は1ヵ月以上かかっていた稟議期間が平均10日程度まで短縮され意思決定のスピードが格段にアップしました。また、経営層が決裁にかかる時間を短縮できたことで、より重要な経営判断に時間を割けるようになるとともに、ひとつのシステムでワークフローに標準化したことで申請業務にかかる効率化を図ることが実現しました。システムの導入から1年半で2,500件もの稟議書のデジタル化が実現、また稟議書のみならず相談書や報告書などさまざまな申請書のデジタル化の要望が現場から上がり対応を進めています。

現在ワークフローシステムの全学的な導入に向け、複数のプロジェクトを同時に展開しています。本学は、これからもデジタル改革による業務改善・業務効率化を推進することで、より良い職場環境づくりと、学校法人としてより多くの社会貢献ができる組織づくりを進めていきたいと考えています。

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